一是保留數(shù)據(jù)的原始順序。不管是索取的電子數(shù)據(jù)，還是錄入的數(shù)據(jù)，在不同的應(yīng)用軟件間轉(zhuǎn)換，難免會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤，人工錄入則更容易出錯(cuò)，因此要確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，就必須有一個(gè)核對過程。而審計(jì)運(yùn)用數(shù)據(jù)制作表格往往會(huì)變換數(shù)據(jù)的形式或排列順序，就給以后的核對工作增加了難度。為真正提高工作效率，就應(yīng)該保留原數(shù)據(jù)的順序以便核對。其實(shí)保留原順序只需在原數(shù)據(jù)的最前或最末增加一個(gè)稱為“原序”的列，并填充數(shù)字順序號(hào)即可。以后任何時(shí)候要恢復(fù)原有順序，只需按此列排序即可。
二是籌劃數(shù)據(jù)的應(yīng)用目標(biāo)。在審計(jì)工作進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析，顯然是有確定的目標(biāo)的。但我們應(yīng)該注意，索取或錄入數(shù)據(jù)達(dá)到主要目標(biāo)的同時(shí)，應(yīng)兼顧其他的審計(jì)應(yīng)用目標(biāo)，從而避免重復(fù)索取或錄入數(shù)據(jù)，降低工作效率。
從我們實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來看，電子表格軟件在處理通常的數(shù)據(jù)量是比較得心應(yīng)手的。例如：2001年我們在審計(jì)某人民銀行的再貼現(xiàn)業(yè)務(wù)時(shí)，抽取了兩個(gè)月的再貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)了某企業(yè)大金額的貼現(xiàn)數(shù)量較多。審閱單筆業(yè)務(wù)，其手續(xù)和資料基本都是完整的，沒有可疑之處，但在連續(xù)翻閱其所附的增值稅票時(shí)，有一種稅票重復(fù)的印象。這時(shí)，就需要設(shè)計(jì)電子表格來統(tǒng)計(jì)這些稅票。很顯然，統(tǒng)計(jì)的主要目標(biāo)是看有沒有重復(fù)的增值稅票，只要錄入?yún)R票號(hào)和增值稅票號(hào)即可達(dá)到目的，但審計(jì)人員考慮到可同時(shí)復(fù)核貼現(xiàn)息、掌握出票人的情況以及延伸貼現(xiàn)銀行等目的，還把貼現(xiàn)企業(yè)、貼現(xiàn)銀行、出票日期、出票人、到期日、貼現(xiàn)日、貼現(xiàn)息、貼現(xiàn)率等信息逐條輸入電子表格中。當(dāng)然為保留輸入數(shù)據(jù)的原樣，增加了原序一列，并填充了數(shù)字順序號(hào)。我們按增值稅票號(hào)排序，果然發(fā)現(xiàn)了重復(fù)的稅票。為確保輸入準(zhǔn)確無誤，再按原序進(jìn)行排序，恢復(fù)輸入數(shù)據(jù)的原樣再與檔案資料認(rèn)真核對，確認(rèn)輸入無誤。至此我們已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了重要審計(jì)線索，又深入開展了兩方面的工作，一是索取當(dāng)年的全部再貼現(xiàn)檔案，重點(diǎn)輸入該企業(yè)的全部再貼現(xiàn)事項(xiàng)，二是與人民銀行人員溝通，了解他們可能掌握的情況，結(jié)果是業(yè)務(wù)人員并未發(fā)現(xiàn)這種現(xiàn)象。因此我們能夠利用已輸入的數(shù)據(jù)，按貼現(xiàn)銀行進(jìn)行排序和分類統(tǒng)計(jì)，逐個(gè)延伸貼現(xiàn)銀行，掌握貼現(xiàn)資金的流向，再沿著資金流向進(jìn)行跟蹤延伸，查清了整個(gè)事項(xiàng)的情況，了解了產(chǎn)生的原因。正是因?yàn)樵趯徲?jì)之初就考慮到了后來的應(yīng)用，使我們不必在開始延伸審計(jì)時(shí)再重復(fù)錄入貼現(xiàn)銀行、出票人等資料，從而提高了工作效率。