由于工作關(guān)系經(jīng)常使用金山表格2003制作工資單和工程預(yù)算,在這些表格中為了便于查看需要在每頁最后一行顯示分頁小計(jì)。手動(dòng)逐條插入分頁小計(jì)顯然太過麻煩了,而且也不便于修改,于是就找了一個(gè)簡(jiǎn)單的方法來快速插入分頁小計(jì)。
1. 單擊“文件→頁面設(shè)置”,切換到“工作表”選項(xiàng)卡,按表格的格式需要設(shè)置“頂端標(biāo)題行”為4,即前4行在每張表格中重復(fù)出現(xiàn)。設(shè)置好頁邊距,然后使用打印預(yù)覽確認(rèn)除標(biāo)題外每頁可打印的行數(shù),在此假設(shè)為16。
2. 表格數(shù)據(jù)最后增加一列(K列)標(biāo)題名為頁碼,輸入公式=CEILING(ROW(F5)-3,16)/16,拖動(dòng)尺寸柄把公式復(fù)制到下面各單元格。
提示:公式中-3為標(biāo)題行數(shù)減1得出(4-1=3),兩個(gè)16為每頁可打印的數(shù)據(jù)行數(shù)。
3. 選中工資表數(shù)據(jù)區(qū)域(B4:K200),單擊“數(shù)據(jù)→分類匯總”,在彈出的“分類匯總”界面中,將“分類字段”項(xiàng)設(shè)置為“頁碼(按K列)”、“匯總方式”項(xiàng)設(shè)置為“求和”,并在“選定匯總項(xiàng)”列表中選中全部需要匯總的列,確定后馬上可以看到分頁小計(jì)已全部自動(dòng)插入了。
4. 右擊頁碼所在的K列列標(biāo),選擇隱藏,這樣打印時(shí)就看不到我們自己添加的頁碼列了。然后就可以直接打印了,打印后再按“Ctrl+Z”鍵撤消隱藏和分類匯總操作即可恢復(fù)工資表原樣,或者你可以在分類匯總前保存一下,分類匯總后記得不要保存效果也是一樣。
按上面操作得到的分頁小計(jì)只有合并的數(shù)據(jù),并沒有分頁小計(jì)字樣。如果你需要顯示該文字,可再選中工資表數(shù)據(jù)區(qū)域(B4:K200)單擊“數(shù)據(jù)→篩選→自動(dòng)篩選”,在沒有進(jìn)行小計(jì)的列中單擊篩選的下拉箭頭,選擇“空白”,則只顯示分頁小計(jì)所在的行,然后在第一行輸入分頁小計(jì)四字,再拖動(dòng)填充柄向下填充,列寬不足以顯示時(shí)會(huì)自動(dòng)跨行顯示。完成后再單擊同一篩選下拉箭頭選擇“(全部)”即可。使用篩選后將無法撤消,所以你必須在分類匯總前保存,并注意打印后不要保存;蛘甙聪旅娴姆椒ǚ猪撔∮(jì)則可以不考慮這個(gè)問題了。
如果不想每次都重復(fù)分類匯總操作,可以按住Ctrl鍵用鼠標(biāo)拖動(dòng)“工資表”工作表選項(xiàng)卡復(fù)制出另一副件“工資表(2)”,在“工資表(2)”的B5輸入公式=工資表!B5,再拖動(dòng)填充柄把這公式填寫到其他有數(shù)據(jù)的單元格中,這樣在工資表中的數(shù)據(jù)修改就會(huì)全部顯示在“工資表(2)”。然后我們只要按前面介紹的方法對(duì)“工資表(2)”進(jìn)行分頁小計(jì)。則修改“工資表”后就可以直接從“工資表(2)”打印出到含分頁小計(jì)的工資表。
1. 單擊“文件→頁面設(shè)置”,切換到“工作表”選項(xiàng)卡,按表格的格式需要設(shè)置“頂端標(biāo)題行”為4,即前4行在每張表格中重復(fù)出現(xiàn)。設(shè)置好頁邊距,然后使用打印預(yù)覽確認(rèn)除標(biāo)題外每頁可打印的行數(shù),在此假設(shè)為16。
2. 表格數(shù)據(jù)最后增加一列(K列)標(biāo)題名為頁碼,輸入公式=CEILING(ROW(F5)-3,16)/16,拖動(dòng)尺寸柄把公式復(fù)制到下面各單元格。
提示:公式中-3為標(biāo)題行數(shù)減1得出(4-1=3),兩個(gè)16為每頁可打印的數(shù)據(jù)行數(shù)。
3. 選中工資表數(shù)據(jù)區(qū)域(B4:K200),單擊“數(shù)據(jù)→分類匯總”,在彈出的“分類匯總”界面中,將“分類字段”項(xiàng)設(shè)置為“頁碼(按K列)”、“匯總方式”項(xiàng)設(shè)置為“求和”,并在“選定匯總項(xiàng)”列表中選中全部需要匯總的列,確定后馬上可以看到分頁小計(jì)已全部自動(dòng)插入了。
4. 右擊頁碼所在的K列列標(biāo),選擇隱藏,這樣打印時(shí)就看不到我們自己添加的頁碼列了。然后就可以直接打印了,打印后再按“Ctrl+Z”鍵撤消隱藏和分類匯總操作即可恢復(fù)工資表原樣,或者你可以在分類匯總前保存一下,分類匯總后記得不要保存效果也是一樣。
按上面操作得到的分頁小計(jì)只有合并的數(shù)據(jù),并沒有分頁小計(jì)字樣。如果你需要顯示該文字,可再選中工資表數(shù)據(jù)區(qū)域(B4:K200)單擊“數(shù)據(jù)→篩選→自動(dòng)篩選”,在沒有進(jìn)行小計(jì)的列中單擊篩選的下拉箭頭,選擇“空白”,則只顯示分頁小計(jì)所在的行,然后在第一行輸入分頁小計(jì)四字,再拖動(dòng)填充柄向下填充,列寬不足以顯示時(shí)會(huì)自動(dòng)跨行顯示。完成后再單擊同一篩選下拉箭頭選擇“(全部)”即可。使用篩選后將無法撤消,所以你必須在分類匯總前保存,并注意打印后不要保存;蛘甙聪旅娴姆椒ǚ猪撔∮(jì)則可以不考慮這個(gè)問題了。
如果不想每次都重復(fù)分類匯總操作,可以按住Ctrl鍵用鼠標(biāo)拖動(dòng)“工資表”工作表選項(xiàng)卡復(fù)制出另一副件“工資表(2)”,在“工資表(2)”的B5輸入公式=工資表!B5,再拖動(dòng)填充柄把這公式填寫到其他有數(shù)據(jù)的單元格中,這樣在工資表中的數(shù)據(jù)修改就會(huì)全部顯示在“工資表(2)”。然后我們只要按前面介紹的方法對(duì)“工資表(2)”進(jìn)行分頁小計(jì)。則修改“工資表”后就可以直接從“工資表(2)”打印出到含分頁小計(jì)的工資表。
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