試卷情景分析：
該情景題涉及到辦公環(huán)境管理、會議管理、商務溝通等方面知識。
一、辦公環(huán)境管理
辦公環(huán)境包括硬環(huán)境、軟環(huán)境兩大要素。硬環(huán)境包括辦公宣含會客室、接待室）內的空氣、光線、顏色、辦公設備及室內布置等外在條件。
要求：
1 在會客室或辦公室擺放一些鮮花或綠色植物；
2 做好室內通風和溫濕度的調節(jié)；
3 防止光線太弱或過強；
4 保持室內整潔和安全。錄像中高葉的辦公室缺少綠色植物，辦公桌零亂，文件隨意堆放在椅子上是錯誤的；辦公自動化設備擺放合乎規(guī)范，室內光線自然是對的。
二、會議管理
（一）會前
在會議召開前，秘書要根據會議需要做好準備工作。錄像中高葉對碰頭會的準備還是比較充足的。表現在：其一，根據王總的指示擬定會議議題― 商量小型產品展示會事宜；其二，確定參與人員― 銷售部吳經理、公關部馬經理、保衛(wèi)處方主任等；其三，確定會議的具體時間和地點― 10 : 00 在1 號會議室；其四，把開會的時間地點通知到每個人其五，提記錄，把握好會議進程，處理好突發(fā)事件等等。錄像中高葉做得還是比較好的。其一，大家入座后即宣布開會，明示會議議題，要求大家發(fā)表意見；其二，能把握會議進程：討論一歸納一統(tǒng)一意見一布置任務一宣布散會，整個會議緊湊且效率高；其三，安排鐘苗秘書做好會議記錄；其四，能處理突發(fā)事件，即當吳、馬兩位意見不和時能及時加以制止和引導，化干戈為玉帛。但是，高葉會前檢查的多媒體設備直到散會也不見其發(fā)揮作用，不知是沒準備好資料還是忘了。這一點顯然是錯誤的。
（三）會后
會議結束后，秘書還有許多工作要做。就高葉召集的“經理碰頭會”而言，要關閉多媒體設施，整理會議室，落實會議精神，檢查工作進展情況。錄像中高葉能親自檢查會場布置情況，對。至于關閉多媒體設施和整理會議室，因自己忙于與吳經理個別交談，可安排鐘秘書去做。
三、商務溝通
辦文、辦會、辦事都離不開溝通。有效溝通對推動各項工作順利進行有重大作用。秘書人際溝通有橫向溝通與縱向溝通。橫前到會場檢查多媒體設, 備情況，發(fā)現問題馬上請相關人員檢修。這些都是做得對的。
（二）會中
在會議期間，秘書也有許多工作要做。就高葉召開的“部門經理碰頭會”這種小型會議而言，要安排好座次，宣布會議議題，做好會議
或通知、會議和演示等形式。上行溝通主要采取當面匯報、聽取意見、設意見箱、開小組會、收集信息反饋表等形式。
如何實現有效溝通？首先要尊重對方。要以平等尊重的態(tài)度讓對方進入輕松的、無障礙的交流。其次要理解對方。要通過換位思考、現身說法使對方心悅誠服。錄像中高葉在與會人員之間出現矛盾沖突時，能運用柔性管理策略積極化解矛盾，會后能主動找受委屈一方― 吳經理面對面地溝通，溝通中又能尊重對方，并通過換位思考、現身說法化解對方的心理障礙，化被動為主動，這些都是對的。