電話在現(xiàn)代商務(wù)活動(dòng)中，應(yīng)用范圍非常廣。辦公電話文明用語(yǔ)，看起來(lái)是小事，卻反映出工作人員的思想素質(zhì)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)及效率。我們?cè)谟秒娫掃M(jìn)行溝通的時(shí)候需要注意哪些細(xì)節(jié)呢？作者結(jié)合自己教學(xué)研究和工作實(shí)際的，從接聽(tīng)電話和撥打電話兩個(gè)方面來(lái)介紹辦公室電話禮儀。
一、接聽(tīng)電話的禮儀。
第一、接聽(tīng)電話要遵循“響不過(guò)三”的原則。也就是說(shuō)，在電話鈴響三聲之內(nèi)接起電話，不要故意延誤，提起聽(tīng)筒以后，不要和周?chē)碎e扯，把發(fā)話擱在一邊。第二、接起電話后，應(yīng)該主動(dòng)的“自報(bào)家門(mén)”。例如：接起電話后應(yīng)該這樣說(shuō)“你好，我是×××公司×××，請(qǐng)問(wèn)你找誰(shuí)？” 在接電話時(shí)，切忌自己什么都不說(shuō)，只是一味地詢問(wèn)對(duì)方：“你叫什么名字？”“你是哪個(gè)單的？”“你找××？”這種做法極不禮貌的。第三、接到打錯(cuò)的電話，首先應(yīng)該仔細(xì)聽(tīng)清對(duì)方要找什么單位和什么人。如果確實(shí)打錯(cuò)了，你應(yīng)該詢問(wèn)對(duì)方要打的是什么號(hào)碼，然后你就把你的電話號(hào)碼告訴對(duì)方。在接到找錯(cuò)的電話時(shí)，最重要的是耐心和仔細(xì)。即使對(duì)方再三詢問(wèn)，也不要顯得不耐煩。對(duì)方的心情是可以理解的，希望弄錯(cuò)的是別人而不是他自己。何況有時(shí)候，我們也有這種情況。當(dāng)接到打錯(cuò)的電話時(shí)，不能沖話筒嚷嚷：“干什么？你找錯(cuò)了。”然后把電話聽(tīng)筒一摔。第四、如果打來(lái)的電話是找自己的，那么，按照正常的交談禮儀和對(duì)方通話，當(dāng)對(duì)方講話時(shí)，要靜靜地聽(tīng)，不要隨使便打斷。在傾聽(tīng)時(shí)，還應(yīng)當(dāng)附和。你若是一直悶不作聲或毫無(wú)反應(yīng)，會(huì)令人感到你根本沒(méi)有在用心聽(tīng)。還有，通話的時(shí)候一定要注意做好電話記錄。第五、電話通訊，一般由發(fā)話人先結(jié)束談話。如果對(duì)方話還沒(méi)講完，自己便掛斷電話是很不文明的。如果電話來(lái)得不是時(shí)候，自己手里正有事忙著，而對(duì)方談興甚濃，一時(shí)還不想掛斷電話，可以委婉地告訴對(duì)方：“真想和你多談?wù)劊涩F(xiàn)在有件急事要處理，明天我打電話給你好嗎？”
二、撥打電話的禮儀
撥打需要注意什么問(wèn)題呢，有哪些禮儀呢？下面介紹幾種撥打電話的禮儀。首先，在主動(dòng)撥打電話之前，先打一個(gè)提綱，有所準(zhǔn)備，這樣可以節(jié)省打電話的時(shí)間，同時(shí)這也是一個(gè)非常好的商務(wù)習(xí)慣。因?yàn)槟悴⒉恢澜与娫挼娜苏诿κ裁矗谕ㄔ捴白龅叫睦镉袛?shù)，可以有效地節(jié)省時(shí)間，并能夠提高電話溝通的效率。提綱打好之后，應(yīng)該做一個(gè)簡(jiǎn)單的寒暄，然后迅速直奔主題，不要閑聊天，東拉西扯，偏離你要表達(dá)的主要意思。其次，選擇適當(dāng)?shù)耐ㄔ挄r(shí)間。一般情況下，選擇通話時(shí)間遵循“不在早上8點(diǎn)之前、晚上10點(diǎn)以后、三餐之間給人打電話。”也就是說(shuō)，白天應(yīng)在8點(diǎn)以后（假日在九點(diǎn)以后），夜間則要在10點(diǎn)以前，以免干擾受話人包括對(duì)方老人或小孩的睡眠，三餐之間應(yīng)該給對(duì)方一個(gè)舒心的就餐心情，所以盡量不要在三餐之間給對(duì)方打電話，還有，老年人大多數(shù)有午睡的習(xí)慣，無(wú)特殊情況，也不要在中午給老年人打電話。再次，查清對(duì)方的電話號(hào)碼，并正確地?fù)芴?hào)。萬(wàn)一弄錯(cuò)了，應(yīng)向接電話者表示歉意，不要將電話一撳了事。撥號(hào)以后，如只聽(tīng)鈴響，沒(méi)有人接，應(yīng)耐心待片刻，待鈴響六七次后再掛斷。否則，如對(duì)方正巧不在電話機(jī)旁，匆匆趕來(lái)接時(shí)，電話已掛斷了，這也是失禮的。
接著，電話接通以后，可以先問(wèn)一下對(duì)方的號(hào)碼或單位，然后再報(bào)出受話人的姓名。當(dāng)對(duì)方詢問(wèn)姓名時(shí)，一般應(yīng)告訴對(duì)方，如果自己不說(shuō)，反問(wèn)對(duì)方“你是誰(shuí)”，是很不禮貌的。萬(wàn)一受話人不在，而又不便說(shuō)出自己的姓名時(shí)應(yīng)該婉轉(zhuǎn)地回答。比如說(shuō)：“我是他（她）的朋友。我明天再打電話來(lái)吧。”最后，控制通話時(shí)間，注意通話態(tài)度。同時(shí)在用電話進(jìn)行溝通的時(shí)候，一般應(yīng)該把時(shí)間控制在３分鐘以內(nèi)，最長(zhǎng)也不要超過(guò)５分鐘。即便這一次溝通沒(méi)有完全表達(dá)出你的意思，約定下次打電話的時(shí)間或面談的時(shí)間，而避免在電話中占用的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。打電話時(shí)一定要態(tài)度友善、語(yǔ)調(diào)溫和、講究禮貌，從而有利于雙方的溝通。切不可表現(xiàn)出絲毫的粗魯和暴躁。談話結(jié)束后，應(yīng)該說(shuō)一聲“再見(jiàn)”，“謝謝”，不可貿(mào)然掛斷電話。當(dāng)然，辦公室電話禮儀還有很多方面的內(nèi)容，需要我們?cè)诠ぷ髦胁粩嗟拿骱涂偨Y(jié)，希望秘書(shū)界同仁批評(píng)指教。
一、接聽(tīng)電話的禮儀。
第一、接聽(tīng)電話要遵循“響不過(guò)三”的原則。也就是說(shuō)，在電話鈴響三聲之內(nèi)接起電話，不要故意延誤，提起聽(tīng)筒以后，不要和周?chē)碎e扯，把發(fā)話擱在一邊。第二、接起電話后，應(yīng)該主動(dòng)的“自報(bào)家門(mén)”。例如：接起電話后應(yīng)該這樣說(shuō)“你好，我是×××公司×××，請(qǐng)問(wèn)你找誰(shuí)？” 在接電話時(shí)，切忌自己什么都不說(shuō)，只是一味地詢問(wèn)對(duì)方：“你叫什么名字？”“你是哪個(gè)單的？”“你找××？”這種做法極不禮貌的。第三、接到打錯(cuò)的電話，首先應(yīng)該仔細(xì)聽(tīng)清對(duì)方要找什么單位和什么人。如果確實(shí)打錯(cuò)了，你應(yīng)該詢問(wèn)對(duì)方要打的是什么號(hào)碼，然后你就把你的電話號(hào)碼告訴對(duì)方。在接到找錯(cuò)的電話時(shí)，最重要的是耐心和仔細(xì)。即使對(duì)方再三詢問(wèn)，也不要顯得不耐煩。對(duì)方的心情是可以理解的，希望弄錯(cuò)的是別人而不是他自己。何況有時(shí)候，我們也有這種情況。當(dāng)接到打錯(cuò)的電話時(shí)，不能沖話筒嚷嚷：“干什么？你找錯(cuò)了。”然后把電話聽(tīng)筒一摔。第四、如果打來(lái)的電話是找自己的，那么，按照正常的交談禮儀和對(duì)方通話，當(dāng)對(duì)方講話時(shí)，要靜靜地聽(tīng)，不要隨使便打斷。在傾聽(tīng)時(shí)，還應(yīng)當(dāng)附和。你若是一直悶不作聲或毫無(wú)反應(yīng)，會(huì)令人感到你根本沒(méi)有在用心聽(tīng)。還有，通話的時(shí)候一定要注意做好電話記錄。第五、電話通訊，一般由發(fā)話人先結(jié)束談話。如果對(duì)方話還沒(méi)講完，自己便掛斷電話是很不文明的。如果電話來(lái)得不是時(shí)候，自己手里正有事忙著，而對(duì)方談興甚濃，一時(shí)還不想掛斷電話，可以委婉地告訴對(duì)方：“真想和你多談?wù)劊涩F(xiàn)在有件急事要處理，明天我打電話給你好嗎？”
二、撥打電話的禮儀
撥打需要注意什么問(wèn)題呢，有哪些禮儀呢？下面介紹幾種撥打電話的禮儀。首先，在主動(dòng)撥打電話之前，先打一個(gè)提綱，有所準(zhǔn)備，這樣可以節(jié)省打電話的時(shí)間，同時(shí)這也是一個(gè)非常好的商務(wù)習(xí)慣。因?yàn)槟悴⒉恢澜与娫挼娜苏诿κ裁矗谕ㄔ捴白龅叫睦镉袛?shù)，可以有效地節(jié)省時(shí)間，并能夠提高電話溝通的效率。提綱打好之后，應(yīng)該做一個(gè)簡(jiǎn)單的寒暄，然后迅速直奔主題，不要閑聊天，東拉西扯，偏離你要表達(dá)的主要意思。其次，選擇適當(dāng)?shù)耐ㄔ挄r(shí)間。一般情況下，選擇通話時(shí)間遵循“不在早上8點(diǎn)之前、晚上10點(diǎn)以后、三餐之間給人打電話。”也就是說(shuō)，白天應(yīng)在8點(diǎn)以后（假日在九點(diǎn)以后），夜間則要在10點(diǎn)以前，以免干擾受話人包括對(duì)方老人或小孩的睡眠，三餐之間應(yīng)該給對(duì)方一個(gè)舒心的就餐心情，所以盡量不要在三餐之間給對(duì)方打電話，還有，老年人大多數(shù)有午睡的習(xí)慣，無(wú)特殊情況，也不要在中午給老年人打電話。再次，查清對(duì)方的電話號(hào)碼，并正確地?fù)芴?hào)。萬(wàn)一弄錯(cuò)了，應(yīng)向接電話者表示歉意，不要將電話一撳了事。撥號(hào)以后，如只聽(tīng)鈴響，沒(méi)有人接，應(yīng)耐心待片刻，待鈴響六七次后再掛斷。否則，如對(duì)方正巧不在電話機(jī)旁，匆匆趕來(lái)接時(shí)，電話已掛斷了，這也是失禮的。
接著，電話接通以后，可以先問(wèn)一下對(duì)方的號(hào)碼或單位，然后再報(bào)出受話人的姓名。當(dāng)對(duì)方詢問(wèn)姓名時(shí)，一般應(yīng)告訴對(duì)方，如果自己不說(shuō)，反問(wèn)對(duì)方“你是誰(shuí)”，是很不禮貌的。萬(wàn)一受話人不在，而又不便說(shuō)出自己的姓名時(shí)應(yīng)該婉轉(zhuǎn)地回答。比如說(shuō)：“我是他（她）的朋友。我明天再打電話來(lái)吧。”最后，控制通話時(shí)間，注意通話態(tài)度。同時(shí)在用電話進(jìn)行溝通的時(shí)候，一般應(yīng)該把時(shí)間控制在３分鐘以內(nèi)，最長(zhǎng)也不要超過(guò)５分鐘。即便這一次溝通沒(méi)有完全表達(dá)出你的意思，約定下次打電話的時(shí)間或面談的時(shí)間，而避免在電話中占用的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。打電話時(shí)一定要態(tài)度友善、語(yǔ)調(diào)溫和、講究禮貌，從而有利于雙方的溝通。切不可表現(xiàn)出絲毫的粗魯和暴躁。談話結(jié)束后，應(yīng)該說(shuō)一聲“再見(jiàn)”，“謝謝”，不可貿(mào)然掛斷電話。當(dāng)然，辦公室電話禮儀還有很多方面的內(nèi)容，需要我們?cè)诠ぷ髦胁粩嗟拿骱涂偨Y(jié)，希望秘書(shū)界同仁批評(píng)指教。
